Stawiasz na rozwój swojej firmy, więc podjąłeś decyzję o ubieganie się o certyfikat ISO 9001, dzięki czemu ulepszysz swój system zarządzania jakością, zyskasz zaufanie wśród klientów, zwiększysz prestiż i konkurencyjność, jak również otworzysz się na pozostałe możliwości, jakie gwarantuje tego typu certyfikacja. Zyskać certyfikat można jednak dopiero wówczas, gdy w naszej firmie wdrożymy opracowany wcześniej system zarządzania jakością , który będzie zgodny z wymogami obowiązującej normy ISO 9001.
Wdrażanie systemu zarządzania jakością – jak długo trwa?
Jeśli jest to pierwsze tego typu przedsięwzięcie w Twojej firmie, z pewnością zastanawiasz się, jak długo takie wdrażanie systemu zarządzania jakością może potrwać. Tymczasem niema jednoznaczniej odpowiedzi na to pytanie, gdyż jest to kwestia dość indywidualna, zależna od kilku czynników.
Po pierwsze, jaka jest wielkość i złożoność podmiotu – czy jest to mała, średnia czy duża firma, czy działa wyłącznie na terenie kraju, czy także poza jego granicami, ile osób zatrudnia, jaki jest profil jej działalności, czy na jej pracę składa się kilka złożonych procesów, takich jak projektowanie, produkcja, instalacja, sprzedaż, testowanie i inne, czy też zajmuje się wyłącznie jednym z tych elementów. Po drugie, jaka jest obecna sytuacja danego podmiotu – czy ma jakiekolwiek podstawy systemu jakości, czy też wszystko w tym kierunku tworzone będzie od początku. Po trzecie, czy firma posiada własny zespół, który zajmie się wdrażaniem ISO 9001, czy też skorzysta z zewnętrznej, profesjonalnej pomocy – jest to najważniejszy czynnik, dzięki któremu nie tylko można znacznie skrócić czas wdrażania systemu zarządzania jakością – porównując do działań przeprowadzanych własnymi zasobami – ale również poprawić jego efektywność, co wpłynie pozytywnie na samą certyfikację i wyeliminuje konieczność dokonywania wielu korekt.
Proces wdrażania ISO 9001 – najbardziej czasochłonne czynności
Chcąc oszacować czas potrzebny na wdrożenie ISO 9001 systemu zarządzania jakością w swojej firmie, należy przede wszystkim przeanalizować czynniki wymienione powyżej, jak również przyjrzeć się czynnościom, które wymagają poświęcenia największej ilości czasu.
Po pierwsze, należy poświęcić czas na naukę i szkolenie osób, które mają być odpowiedzialne za wdrażanie. Po drugie, należy przeprowadzić dokładną analizę pozwalającą określić jakie działania należy podjąć w firmie, by spełniać wymagania normy ISO 9001. Po trzecie, należy opracować całą dokumentację – począwszy od pojedynczych dokumentów, poprzez dokładny opis każdego z procesów, po przygotowanie księgi jakości czy polityki bezpieczeństwa oraz innych procedur i formularzy. Po czwarte, dokładne wdrażanie poszczególnych zasad i działań, opierając się na wcześniejszych założeniach. Po piąte, przygotowanie oraz przeprowadzenie audytu wewnętrznego, a także korygowanie wszelkich niezgodności. Ostatnim krokiem jest wybór jednostki certyfikującej, upoważnionej do wykonywania tego rodzaju prac.
Profesjonalne wdrażanie systemu ISO 9001
Przyjąć można, że przeprowadzenie wszystkich tych czynności zajmuje średnio do 3 miesięcy, w przypadku małych firm o prostym profilu działalności, od 3 do 6 miesięcy w przypadku średnich firm o nieco rozbudowanym profilu działalności oraz od 6 do 18 miesięcy w przypadku dużych firm o mocno rozbudowanym zakresie procesów. By jednak oszczędzić sobie nerwów i zyskać na czasie, najlepiej skorzystać z pomocy firmy zewnętrznej, która profesjonalnie zajmie się wdrażaniem systemu zarządzania w naszej firmie. Dzięki takiej współpracy możemy liczyć na system idealnie dopasowany do potrzeb naszej działalności, jak również unikniemy dzięki temu ewentualnych błędów, które mogą powstać, gdy nie mamy odpowiedniej wiedzy oraz doświadczenia w tym zakresie.
Skuteczne wdrożenie ISO 9001 stanowi podstawę cennego narzędzia do poprawy jakości i ciągłego rozwoju, co jest konieczne, by spełniać oczekiwania klientów oraz przynosić realne zyski ze swojego biznesu.
